Coopérer, mutualiser au niveau régional et national
Dans une dynamique partenariale, la Caf du Nord co-construit une offre de service multi-partenaires et territorialisée en direction des allocataires. Elle est partenaire de projets et investie dans la mutualisation et la coopération régionale.
Notre politique de mutualisation
La Caf du Nord s’est positionnée de 2013 à 2017 dans un schéma régional de mutualisation (Srm) avec les Caf de l’Aisne, des Ardennes, de la Marne, de l’Oise, du Pas-de-Calais et de la Somme. La Convention d’objectifs et de gestion (Cog) 2018/2022 a abandonné ce dispositif et la coopération régionale a été redéfinie sur la base de la circonscription administrative des Hauts-de-France. Son pilotage a été confié au Comité régional des directeurs (Crd), transformation de la réunion régionale des directeurs, qui se tient tous les deux mois.
La Caf du Nord est identifiée comme « Caf pivot » pour :
- l’Agence de recouvrement des impayés de pensions alimentaires (Aripa), et l’intermédiation financière,
- le Service national de gestion de la paie (Sngp),
- la lecture automatisée des documents de la déclaration trimestrielle, la quittance de loyer,
- les dossiers transfrontaliers belges et hollandais,
- le réseau des compétences informatiques,
- la communication,
- le pilotage du contrôle,
- la numérisation des courriers.
Zoom sur 4 missions de mutualisation
L’Agence de recouvrement et d’intermédiation des pensions alimentaires (Aripa)
En 2017, le réseau des Caf s’est vu confier la mission de mettre en œuvre le recouvrement et l’intermédiation des pensions alimentaires à travers une agence dédiée : l’Aripa. Cette dernière s’appuie sur 24 Caf pivots, dont le Nord, et une caisse de Msa.
Composé de 34 agents en 2022, le pôle Aripa de la Caf du Nord a été fortement mobilisé sur le traitement des dossiers. L’encadrement et les référents du service ont largement contribué à l’élaboration et à la mise en œuvre des formations nationales à destination des nouveaux recrutés et de l’ensemble des agents lors de la mise en place d’outils ou de mesures réglementaires. Les pivots de la région ont mené des actions d’information et de sensibilisation des partenaires : juridictions, avocats et notaires.
Le Service national de gestion de la paie (Sngp)
Le périmètre de la mutualisation concerne plusieurs points :
- le traitement des éléments relatifs à la rémunération des agents,
- la mise à jour des données de leurs dossiers personnels et professionnels,
- l’enregistrement de leur absentéisme.
D’un point de vue global, le périmètre de la mutualisation couvre également le respect des échéances légales réglementaires et la bonne déclaration des charges sociales. L’effectif utilisé par le Sngp est de 17,8 équivalents temps plein (Etp).
En 2022, la Caf du Nord a cherché à renforcer la coopération et l’harmonisation de pratiques avec les Caf participantes par le déploiement de points réguliers et la mise à disposition d’outils qui ont permis de simplifier et de fluidifier les traitements.
Le Sngp utilise les assistants digitaux mis à disposition par la Caisse nationale des allocations familiales (Cnaf) pour effectuer des saisies de masse telle que la validation des absences. Ceci permet de dégager plus de temps sur le traitement des dossiers de plus en plus complexes et contribue à l’amélioration constante de la productivité liée à la gestion des bulletins de salaire.
La numérisation des courriers
La Caf du Nord numérise son courrier avec des machines « Opex » depuis fin 2019 et prend en charge depuis septembre 2020 la numérisation et le vidéocodage des courriers des Caf de l’Aisne et de la Somme (4 machines Opex).
La baisse constante des flux papier depuis la mise en place du projet dans le Nord fin 2019, accélérée par la crise Covid et la dématérialisation des flux entrants, entraîne une diminution d’activité significative des services concernés. Cette baisse est une tendance structurelle forte et renforce à terme la capacité de la Caf du Nord à prendre en charge la numérisation et le vidéocodage des plis d’autres organismes. Le projet 2023 entend intégrer dans l’activité de la Caf du Nord les flux des Caf des Ardennes et de la Marne.
En 2021 et 2022, un plan d’actions visant à améliorer l’ergonomie et l’écoulement de la charge a été mis en place. Ce travail a été mené en lien avec les préconisations du médecin du travail et d’une ergonome missionnée sur les aménagements nécessaires des postes de travail liés au processus de numérisation.
La communication
La mutualisation se traduit par la réalisation :
- de supports dont la maquette est commune entre les Caf : rapport d’activité, encarts du magazine Vies de Famille, synthèse régionale, animations vidéos ;
- de supports spécifiques pour le compte d’une Caf adhérente : journal interne, magazine partenaires, affiches, cartes de vœux…
La coopération vient appuyer la mutualisation et s’organise autour d’un réseau dédié à la communication et de ses actions. Echange de bonnes pratiques, communications communes… Elle crée une dynamique de partage de l’information et renforce la collaboration régionale.
Zoom sur notre écosystème
